Outlook est à la tête de liste quand on parle de logiciel pour gestion des mails. Un outil multitâche qui permet principalement d’échanger des messages de type électronique. En plus, il permetégalement de bien organiser son emploi du temps et bien gérer les tâches à faire. L’utilisation est très simple, mais il existe des astuces qui rendent l’utilisation encore plus facile. Vous voulez maitriser Outlook? Ces astuces vous aideront.
Quelles sont les astuces pour bien maitriser ce logiciel ?
Nous vous proposons 25 astuces, pour que vous puissiez maitriser Outlook.
1- les raccourcis clavier : CTRL+entrée envoie le message, CTRL+R répond, F3 pour faire une recherchée, CTRL+F transfert le message.
2- Ctrl+V, un nouveau mail crée à l’aide de la presse papier
3- Les dossiers
Pour une bonne organisation des messages.
4-Classer les messages, une fonction qui peut se déclencher automatiquement
Les options « règles » permettent d’apporter une personnalisation à vos mails.
5-Utiliser un modèle pour gagner du temps
6-les indicateurs pour rendre un mail en tâche
Principalement pour les mails importants.
7-Se servir de Gmail
Pour une parfaite synchronisation, la fonction « IMAP » doit être activée sur Gmail.
8-Utiliser des réponses automatiques au cas où vous ne pouvez pas être contacter
9-Personnalisation des mails avec une signature.
10-Choisir la police et la couleur par défaut
11-Transférer les mails dont vous ne pouvez pas vous occuper, au responsable compétent.
12- Importation et exportation des contacts ainsi que des mails, disponibles dans les options avancées.
13- Inscrire les adresses dans « Cci » pour envoi discrètement des messages à plusieurs personnes
14- Fermer automatiquement après avoir répondu.
15- choisir les captures d’écran à insérer dans « insérer bandeau »
16-Planifier l’envoi d’un message sur Outlook grâce à l’option « différer diffusion ».
17-Outlook peut être votre logiciel par défaut
18-La notification peut être personnalisée dans « paramètres d’alerte sur le Bureau »
19-L’option “courrier” vous permet de changer ou de supprimer le message du début quand on répond ou transfert le message.
20-Taille maximale
Sur Outlook, les messages qui dépassent 20 Mo ne pourront pas être envoyés. Vous pouvez envoyer un mail de grande taille après suppression de cette limite.
21-Utilisation d’un calendrier personnalisé afin d’avoir la meilleure organisation spécialement en cas de décalage dans l’heure de travail
22-Le langage naturel comme « Demain », ou « le troisième vendredi” permet à Otlook d’organiser un rendez-vous sans que vous vous rendiez sur la date en question.
23-Le drag & drop ou Glisser-déposer vous permet de créer un raccourci sur votre bureau.
24-L’option “recherche” qui vous permet de choisir les dossiers dans lesquels vous voulez chercher un message. Si vous ne voulez pas effectuer votre recherche dans le dossier ouvert, mais dans tous les dossiers, cette option vous aidera.
25-Les fonctions supplémentaires
Outlook propose des compléments pour permettre aux utilisateurs de vivre une expérience plus agréable. En titre d’exemple, Bananatag vous permet d’obtenir un accusé quand le destinataire lit votre mail.
